L’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli ha avviato una fase di profonda evoluzione del sistema Intrastat, introducendo una nuova versione dell’applicativo Intr@web Online e, soprattutto, un nuovo modello operativo che segna un passaggio chiaro verso la digitalizzazione integrata dei flussi dichiarativi; a partire dal 6 maggio 2026 è infatti disponibile in ambiente di addestramento la nuova piattaforma, mentre dal 20 maggio sono attivi anche i servizi System to System, destinati a dialogare direttamente con i sistemi gestionali aziendali .
È importante chiarirlo che nella fase attuale non cambia nulla nelle modalità obbligatorie di trasmissione degli elenchi Intrastat, che restano operative secondo le procedure conosciute, ma quello che viene introdotto è il futuro del sistema, e le aziende hanno oggi la possibilità – e in prospettiva la necessità – di testarlo e prepararsi per tempo.
Il primo elemento di discontinuità riguarda proprio il modello di interazione con il sistema. La nuova architettura distingue chiaramente tra due modalità operative: da un lato la modalità User to System (U2S), che consente la compilazione e trasmissione manuale degli elenchi tramite interfaccia web, inclusa la possibilità di caricare file nei formati già noti come .csv o scambi.cee; dall’altro lato la modalità System to System (S2S), che rappresenta la vera innovazione e consente l’integrazione diretta tra i sistemi aziendali e la piattaforma ADM, permettendo l’invio automatizzato dei dati senza passaggi manuali .
Questa distinzione non è solo tecnica, ma strategica: le aziende che oggi gestiscono gli Intrastat manualmente potranno continuare a farlo, ma il sistema si sta chiaramente orientando verso una logica di integrazione digitale, in cui i flussi dichiarativi diventano parte del sistema informativo aziendale, riducendo errori e tempi ma richiedendo una strutturazione più evoluta dei dati.
Per accedere al nuovo sistema, il punto di partenza resta il portale ADM, ma con una logica di accesso completamente allineata agli standard di identità digitale: SPID, CNS o CIE diventano gli unici strumenti di autenticazione, e l’accesso avviene attraverso l’area riservata, seguendo il percorso “Interattivi > Dogane > Dichiarazione Intra” ; questo significa che ogni operatore che interagisce con il sistema deve essere identificato in modo univoco, superando definitivamente logiche di accesso condiviso o non tracciato.
Il vero cuore del nuovo sistema, tuttavia, è rappresentato dal Modello Autorizzativo Unico (MAU), che diventa il perno di tutta la gestione delle autorizzazioni. Non è più sufficiente “avere accesso” al sistema: è necessario essere formalmente autorizzati attraverso un processo strutturato che assegna ruoli e responsabilità in modo puntuale. Le autorizzazioni MAU sono infatti legate al codice fiscale del soggetto e non alla partita IVA, e questo cambia radicalmente la logica di gestione interna, perché sposta il focus dalle entità aziendali alle persone fisiche che operano nel sistema .
All’interno del MAU emerge una distinzione fondamentale tra soggetto obbligato e delegato. Il soggetto obbligato è colui che ha l’obbligo di presentare gli elenchi Intrastat, mentre il delegato è il soggetto – interno o esterno – che materialmente li compila e li trasmette. Ma attenzione: il delegato Intra non coincide automaticamente con il delegato MAU. Quest’ultimo è una figura formalmente autorizzata attraverso il sistema MAU e deve essere nominato secondo procedure precise, con livelli di delega che possono anche essere multipli .
Per le aziende, questo si traduce in una necessità concreta di mappare i propri ruoli interni ed esterni: chi accede al sistema, chi è autorizzato, chi opera per conto di chi. Il MAU introduce infatti anche la figura del “Gestore”, una persona fisica incaricata di gestire le autorizzazioni per conto dell’azienda, che diventa centrale soprattutto nelle organizzazioni strutturate .
Il processo autorizzativo può seguire due percorsi: uno semplificato, più rapido e guidato, e uno standard, più articolato. Nel percorso semplificato, utilizzabile principalmente dal rappresentante legale o da soggetti già accreditati, l’autorizzazione viene richiesta attraverso una procedura guidata in quattro step che consente di selezionare il profilo “dlr_intra”, attribuire le deleghe e completare l’abilitazione in modo relativamente veloce ; nel percorso standard, invece, ogni passaggio viene gestito in modo più analitico, con la possibilità di nominare un gestore, attribuire deleghe dirette o per mandato e costruire una struttura di autorizzazioni anche multilivello.
Un aspetto particolarmente rilevante riguarda proprio la gestione delle deleghe. Il sistema consente di delegare sia persone fisiche sia persone giuridiche, ma introduce una logica a cascata: ad esempio, un’azienda può delegare un intermediario, che a sua volta deve delegare una persona fisica che opererà concretamente sul sistema. Questo significa che la responsabilità operativa è sempre riconducibile a un individuo identificato, eliminando zone grigie nella gestione degli accessi .
Dal punto di vista tecnologico, la modalità System to System rappresenta il vero salto di qualità. Le aziende che dispongono di sistemi gestionali potranno integrare direttamente i propri flussi con i servizi ADM, utilizzando web services documentati all’interno della sezione “Toolbox” del portale ; qui sono disponibili manuali tecnici, descrittori WSDL e schemi XSD che definiscono la struttura dei messaggi e consentono lo sviluppo di interfacce automatiche.
Il sistema prevede inoltre servizi di controllo e monitoraggio, come “Controlla Esito” e “Recupera Esito”, che permettono di verificare lo stato della dichiarazione e recuperare l’esito elaborativo, completando il ciclo informativo tra azienda e amministrazione ; questo introduce una logica di dialogo continuo con la piattaforma, tipica dei sistemi evoluti, in cui la dichiarazione non è più un atto statico ma un flusso dinamico.
La fase attuale è una fase di sperimentazione, e proprio per questo è fondamentale utilizzarla in modo strategico. Le aziende possono testare il sistema, verificare la compatibilità dei propri processi, individuare eventuali criticità e segnalare anomalie, contribuendo anche al miglioramento della piattaforma; eventuali errori devono essere segnalati attraverso i canali dedicati, inserendo parole chiave specifiche per consentire una corretta gestione da parte dell’assistenza tecnica .
Ma al di là dell’aspetto tecnico, il messaggio è chiaro: il sistema Intrastat sta cambiando profondamente. Si passa da una logica dichiarativa a una logica integrata, da un sistema centrato sul documento a un sistema centrato sul dato, da una gestione spesso frammentata a una gestione strutturata e tracciabile.
Le aziende che continueranno a considerare gli Intrastat come un adempimento meramente formale rischiano di trovarsi in difficoltà quando il sistema entrerà a regime; al contrario, chi coglierà questa fase di transizione per riorganizzare i propri processi, integrare i sistemi e chiarire ruoli e responsabilità potrà trasformare un obbligo in un’opportunità di efficienza.
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